Kui MTÜ rahaasjad sõltuvad ühest inimesest

MTÜ-s võib üks inimene korraldada ostud, koguda arved ja anda juhatusele rahaasjadest ülevaate. Sellise töökorralduse juures tasub küsida, kuidas saavad teised veenduda, et kulud on põhjendatud ja vajalikud kinnitused tegelikult antud.

Supermodell Naomi Campbell oli usaldanud enda asutatud heategevusorganisatsiooni Fashion for Relief rahaasjad nõustaja Bianka Hellmichi hooleks. Hellmich kuulus koos temaga organisatsiooni juhtorganisse.

Hellmich oli maksnud endale kokku 290 572 naela tasu ilma selleks vajalikku kinnitust saamata. Väljamaksete heakskiitmist püüdis ta tõendada Campbelli nimel esitatud võltsitud kinnituskirjaga. Lisaks kasutas ta Campbelli tegeliku e-posti aadressiga sarnast aadressi, et tema nimel esineda.

2024. aastal määrati Campbellile viieaastane keeld tegutseda heategevusorganisatsiooni juhtorgani liikmena. Briti kohus tühistas keelu 1. oktoobril 2026, leides, et Campbell ei teadnud Hellmichi väljamaksetest ega oleks neid heaks kiitnud. Samas jagas ta teiste juhtorgani liikmetega vastutust otsuste puuduliku protokollimise ja aruannete hilinenud esitamise eest.

Campbelli usaldust kuritarvitanud inimese tegevus tõi seega kaasa tagajärjed, mis ulatusid väljamaksetest palju kaugemale. Pikk vaidlus tähendab aja- ja õigusabikulu ning oma nime kaitsmisega kaasnevat pinget. Maine taastamine võib jätkuda ka pärast soodsat kohtuotsust.

Usaldust tasub toetada töökorraldusega, mis võimaldab kontrollida nii väljamaksete alust kui ka kinnituse tegelikku andjat. Selgelt kokku lepitud kontroll aitab kaitsta ühingu raha ja inimesi, kes selle kasutamise eest vastutavad.

Iga kinnitaja peaks teadma, mida ta kontrollib

Soovitan kinnitusringi kujundamisel alustada kokkuleppest, kes mida kontrollib. Nii teab iga osaleja, milliseid asjaolusid tal tuleb kontrollida ja mille alusel ta oma kinnituse annab.

Ka väikesele MTÜ-le soovitan vähemalt nelja silma põhimõtet. See tähendab, et kulu kontrollimises ja tasumises osaleb vähemalt kaks inimest, kellel on selgelt kokku lepitud ülesanded.

Finantsülesannete jagamist soovitab heategevusorganisatsioonidele ka Inglismaa ja Walesi järelevalveasutus Charity Commission. Selle finantskontrolli juhendi järgi peaksid tehingu tegemine ja selle lubamine olema eri inimeste ülesanded. Väiksemas ühingus aitab tööjaotus vältida ka ühe inimese liigset koormust ja kogu kontrolli koondumist tema kätte.

Ostuarve puhul saab ülesanded jagada selle järgi, milline teadmine igal osalejal on.

• Ostuga kursis olev inimene kontrollib tehingu sisu. Kas kaup või teenus saadi kätte? Kas kogused ja hinnad vastavad kokkuleppele või on tegemist kokkulepitud ettemaksuga?
• Kulu kinnitaja hindab selle põhjendatust ja oma otsustusõigust. Kas kulu on ühingu tegevuse ja eelarvega kooskõlas? Kas ta võib selle ise kinnitada või vajab otsus juhatuse heakskiitu?
• Makse tegija kontrollib kinnitust ja makseandmeid. Kas vajalik kinnitus on olemas? Kas saaja, summa ja pangakonto on õiged ning arve veel tasumata?

Need on kontrolliülesanded, mille jaotamisel saab arvestada ühingu suuruse ja võimalustega. Väikeses MTÜ-s võib üks inimene täita mitut rolli, kuid teise inimese kaasamisel peaks olema selge eesmärk. Endale tehtava väljamakse kontrollimise ja kinnitamise soovitan anda teisele selleks volitatud inimesele.

Selline tööjaotus aitab märgata ka tavalisi eksimusi. Tellimusega tegelenud inimene oskab hinnata teenuse vastavust kokkuleppele, makse tegija aga saab keskenduda sellele, et kinnitatud summa jõuaks õigele saajale.

Kinnitamiseks vajalikku infot peaks saama kontrollida

Mitme inimese osalemine ei taga veel, et eksitav info avastatakse. Riigi Infosüsteemi Amet on kirjeldanud juhtumit, kus ettevõte sai 29 000 euro suuruse liikmemaksuarve. Arve läbis kooskõlastusringi ja makse kinnitati, kuid petturid olid muutnud selle pangaandmeid.

See näide näitab, miks on oluline võrrelda arvet ka varem teadaolevate andmetega. Muutunud pangakonto korral soovitab RIA võtta partneriga ühendust teise suhtluskanali kaudu, näiteks helistada lepingus olevale kontaktisikule. Kahtlasele kirjale vastates võib selgituse anda endiselt pettur.

Ka ühingusiseselt on mõistlik siduda kinnitus konkreetse arve ja summaga. Arve juures võiksid säilida pakkumine või leping ning otsustamiseks vajalikud selgitused. Nii saab järgmine arvega tegelev inimene vaadata, mille põhjal kulu heaks kiideti.

Elektrooniline kinnitusring võimaldab säilitada ka teabe selle kohta, kes ja millal arve kinnitas. Kui pärast kinnitamist muutuvad arve summa või makseandmed, tasub muudetud andmed enne tasumist uuesti üle kontrollida.

Juhatuse liikmetel võiks olla võimalus vaadata aruandeid ja tehingute aluseks olevaid dokumente ning vajaduse korral võrrelda andmeid pangaväljavõttega. See annab neile ülevaate, mille põhjal küsida konkreetseid küsimusi ja kontrollida vastuste aluseks olevat infot.

Ühingu finantsmälu peab säilima ka juhatuse vahetumisel

Mõnes ühingus on juhatuse või rahaasjade eest vastutajate korrapärane vahetumine osa kokkulepitud juhtimiskorraldusest. Sellisel juhul tasub dokumentide, pooleliolevate tööde ja otsuste üleandmisega arvestada juba igapäevatöös.

Kui kulu põhjendus leidub ainult eelmise vastutaja postkastis või mälus, peab uus inimene hakkama varasemaid otsuseid taastama. Puuduv selgitus raskendab ka täiesti korrektse tehingu põhjendamist liikmetele või rahastajale.

Arve, selle aluseks olev kokkulepe, vajalik selgitus ja kinnitamise ajalugu moodustavad ühingu finantsmälu. Ühises keskkonnas säilivad need ka järgmisele vastutajale. Inimeste vahetumisel saab uuendada kinnitajaid ja ligipääsuõigusi, säilitades varasemate otsuste ajaloo.

Minu hinnangul on see kinnitusringi üks olulisemaid väärtusi: ühingu raha kasutamise põhjendused jäävad alles ka siis, kui otsuse teinud inimesed enam samu ülesandeid ei täida.

Alustuseks tasub võtta ette üks hiljuti tasutud ostuarve. Kas teine juhatuse liige saab olemasoleva info põhjal aru, mille eest maksti, kes kulu kinnitas ja millele otsus tugines? Vastus näitab, kui hästi toetab praegune töökorraldus nii kontrollimist kui ka vastutuse üleandmist.

Trigon Community ühendab MTÜ raamatupidamise ja ostuarvete kinnitusringi. Ühing saab hoida dokumendid koos selgitustega, määrata kasutajatele nende ülesannetele vastavad õigused ning näha, kes ja millal arve kinnitas. Kinnitusring kuulub lahendusse ja kasutajate lisamise eest eraldi tasu ei küsita. Nii saab kontrolli kaasata vajalikud inimesed ning säilitada ühingu finantsmälu ka vastutajate vahetumisel. Tutvu Trigon Community võimalustega.