Artikkel
Christer Haimi 4 min lugemist
Miks tuleb sama arvega mitu korda tegeleda?
Kuidas vähendada arvete otsimist ja korduvat selgitamist? Loe, kuidas ettevõtja ja raamatupidaja ühine tööviis aitab digiraamatupidamisega alustada.
Ettevõtja võib kulutada raamatupidamisele palju aega ka siis, kui ta ise ühtegi kannet ei tee. Arvete otsimine, ostude kohta selgituste andmine ja varasema kirjavahetuse läbivaatamine toovad igapäevatöösse väikeseid katkestusi. Uue tarkvara valimine ja õppimine tundub selle kõige kõrval veel ühe kohustusena.
Rahvusvahelise raamatupidajate erialaorganisatsiooni ACCA 2025. aastal avaldatud digiarengu juhend põhineb 1026 finantsspetsialisti sisendil enam kui 100 riigist. Küsitluses nimetas digiarengu takistusena 62% vastanutest kulusid, 46% oskuste puudujääki ja 32% ajapuudust. Need on piirangud, millega tuleb arvestada ka muudatuste kavandamisel.
ACCA soovitab alustada ühe korduva ülesande lahendamisest ning laiendada muudatusi saadud kogemuse põhjal. Väikeettevõtja võiks esimesena ette võtta töö, mille lihtsamaks muutmisest oleks kasu juba järgmisel kuul.
Alusta sellest, mis iga kuu aega võtab
Ettevõtja ja raamatupidaja võiksid koos vaadata, milliste küsimuste juurde nad kõige sagedamini tagasi tulevad. Kas aega kulub puuduvate arvete otsimisele, ostude kohta selgituste küsimisele või sama info mitmesse kohta sisestamisele? Nii saab valida esimese muudatuse ettevõtte enda vajaduse järgi.
Piiritletud ülesande puhul on lihtsam kokku leppida, mida on vaja õppida ja milleks aega varuda. Ka tarkvara kulu saab hinnata selle järgi, millise senise töö see lihtsamaks muudab ja kas oodatav kasu õigustab väljaminekut.
Näiteks võib ettevõtja arved alati õigel ajal edastada, kuid raamatupidaja peab nende kohta ikkagi lisaküsimusi esitama. Sellisel juhul tasub uurida, milline info on puudu ja kuidas see kohe dokumendiga kaasa jõuaks. Raamatupidaja oskab öelda, mida ta töö jätkamiseks vajab; ettevõtja teab, kellel see info olemas on.
Hoia dokument ja selle selgitus koos
Kui ettevõte soovib jälgida kulusid klienditööde kaupa, vajab raamatupidaja ostuarve juures ka teadmist, millise töö jaoks materjalid soetati. Arvelt endalt ei pruugi see selguda. Kui küsimus jõuab ettevõtjani alles kuu lõpus, võib tal vastuse leidmiseks vaja minna kalendrit, kirjavahetust või ostu teinud töötaja abi.
Üks võimalik kokkulepe on, et ostu teinud inimene lisab arve juurde kohe töö nimetuse või muu raamatupidajaga kokku lepitud tunnuse. Raamatupidaja saab seejärel lähtuda dokumendist ja selle juures olevast selgitusest. Kui tekib lisaküsimus, jääb ka vastus sama dokumendi juurde alles.
Enne alustamist tasub täpsustada, millist infot raamatupidajal tegelikult vaja on ja millal see temani peaks jõudma. Nii teab ettevõtja, millal piisab töö nimetusest ja millal vajab ost pikemat selgitust. Kokkulepe võiks olla piisavalt lihtne, et seda saaks järgida ka kiirel päeval.
Ettevõtja vahetu kasu seisneb selles, et tal pole vaja hakata hiljem ostu asjaolusid taastama. Ühtlasi loob vajalik selgitus eelduse, et kulu saab siduda õige tööga ning ettevõtja saab ülevaate, mille saamiseks ta neid andmeid kogub. Nii on ka selgituse lisamise mõte arusaadav.
Esimese kuu järel võiks koos raamatupidajaga hinnata, kui sageli tuli puuduvat infot eraldi küsida ja kas kulude kohta saadi vajalik ülevaade kokkulepitud ajaks. Selle põhjal saab tööviisi täpsustada või võtta ette järgmise korduva ajakulu.
Lihtne algus ja ühine tööviis
Selline näide annab ka tarkvara valimiseks praktilise lähtekoha. Oma ettevõtte arvega proovides saab hinnata, kui lihtne on dokument lisada, selle juurde vajalik selgitus kirjutada ning raamatupidajal mõlemad üles leida. Kui praegune tarkvara seda juba võimaldab, võib esimese paranduse teha seal.
Kasutuselevõttu lihtsustavad valmis põhiseadistused, mis vähendavad ettevõtja ja raamatupidaja tehnilist ettevalmistust. Omavahel tuleb siiski kokku leppida, kes dokumendid lisab, milline info nendega kaasa käib ja millal saab ettevõtja vajaliku ülevaate. Need kokkulepped annavad tarkvara võimalustele igapäevase sisu.
Trigon Business pakub professionaalseks raamatupidamiseks eelseadistatud keskkonda, kus ettevõtja ja raamatupidaja saavad töötada samade dokumentide, tehingute ja finantsandmetega. Dokumendi juurde lisatud selgitused ja kommentaarid on mõlemale kättesaadavad. Nii saab ühise tööviisiga alustada ilma keerulise seadistamiseta.
Raamatupidamisbüroo saab kirjeldatud tööviisi oma klientidega rakendada Trigon Partneris.
Esimese digisammu valikul tasub vaadata, millist korduvat ajakulu see ettevõtja töös vähendada võiks. Arve juurde õigel ajal lisatud selgitus võib ära hoida hilisema otsimise, meenutamise ja uue kirjavahetuse. Kui ajapuudus on muutuste tegemise peamine takistus, on just selline korduv asjaajamine mõistlik esimesena ette võtta.